Personaleinsatzplanung Warehouse & Logistics – Continuous Improvement Partnership
Herausforderungen für die Dienstplanung in Handel & Logistik
Personalmangel herrscht in zahlreichen Branchen, auch in Handels- und Logistikunternehmen fehlen derzeit viele Mitarbeiter. Zudem haben Personalverantwortliche und Planer neben akutem Personalmangel zusätzlich mit Mitarbeiterbindung zu kämpfen. Reibungslose Abläufe in Distributionszentren, in Logistikunternehmen und im Handel funktionieren jedoch nur mit gut geschulten, qualifizierten Mitarbeitern.
Treue Mitarbeiter sind schwer zu finden. Dabei wird es zunehmend wichtiger, die Mitarbeiterzufriedenheit zu halten und diese sogar zu erhöhen. Stichwort Work-Life-Balance: bei der Vertragsgestaltung wird deutlich mehr Flexibilität gefordert, Mitarbeiter wollen Arbeitszeitwünsche einbringen, doch in vielen Unternehmen basiert die Personaleinsatzplanung noch immer auf Excel-Tabellen mit festen Kapazitäten und zyklischen Dienstplänen. Die Folge: Die Mitarbeiterzufriedenheit bleibt auf der Strecke, die Fehl- und Krankenquote steigt. Eine intelligente Personaleinsatzplanung Software hilft dabei, Dienstpläne zu erstellen und berücksichtigt die Wünsche aller Beteiligten.
Womit Planer umgehen müssen:
- Fehlende Prognosemöglichkeiten in Bezug auf Arbeitsauslastung und kurzfristige Aufträge
- Schlechte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
- Schwierige Kooperation mit Zeitarbeitspartnern
- Mangel an qualifizierten Mitarbeitern
- Förderung der Mitarbeiterbindung durch Engagement und Zufriedenheit
Arbeitsaufkommen vorausschauend planen und problemlos bewältigen
Das Ziel ist es, Personal so einzusetzen, dass die Arbeitslast bewältigt und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird. Dazu gehören neben den eigenen Mitarbeitern auch das Personal aus Fremdfirmen. Erschwerend kommt das unsichere Arbeitsvolumen hinzu, denn der Verbraucher steuert durch sein Kaufverhalten praktisch die Supply Chain. Hier können intelligente Prognosetools helfen, um das Volumen zu ermitteln.
In diesem Beitrag lernen Sie sieben Ansätze (Steps) kennen, mit denen Sie Ihr Arbeitsvolumen besser prognostizieren, Ihre Mitarbeiter effizienter einteilen und dafür sorgen, dass sie ihre Aufgaben mit mehr Zufriedenheit erfüllen.
Wie hoch ist das zu erwartende Arbeitsvolumen?
Step 1 „Bestimmung der Arbeitslast“
Zuverlässige Informationen über das zu erwartende Arbeitsaufkommen sind der Schlüssel zur Berechnung der benötigten Mitarbeiter. Wenn Ihnen die richtigen Daten zur Verfügung stehen, ist die Prognoserechnung eine sichere Methode, um den genauen Personalbedarf zu berechnen.
Der Arbeitsaufwand kann auf der Grundlage historischer Informationen (z. B. Mengendaten, Vertragsdaten) und/oder auf Basis von Forecast-Daten (z. B. Vertriebsdaten) prognostiziert werden. In unserer Softwarelösung zur Personaleinsatzplanung berechnet ein Algorithmus nach Ihren Daten die optimale Anzahl der Schichten, die neben Anfangs- und Endzeit auch die Schichtart umfasst.
Wie viele Schichten werden benötigt, um das Arbeitsvolumen zu bewältigen?
Step 2 „Schichten berechnen“
Der Optimierer, das „Herzstück“ der Cloud Software für Personaleinsatzplanungs, errechnet die Anzahl der Schichten, die für jeden Tag der kommenden Periode benötigt werden. Wenn das erwartete Auftragsvolumen sehr unbeständig ist, können Sie ermitteln, wann es sinnvoll ist, Flex-Pool-Mitarbeiter (Mitarbeiter, deren Qualifikation es zulässt, dass sie in verschiedenen Abteilungen arbeiten können) einzusetzen.
Abbildung: Schichtplan, ORTEC Personaleinsatzplanung Software
- Transfer der Prognosedaten in Schichten und Aufgaben
- Ausgleich von Über- und Unterbesetzungen
- Einschränkungen wie Mindestschichtlängen und maximale Schichtlängen
- Aktuelle Verträge (Vollzeit, Teilzeit)
- Auftragsspitzen (hier wird geprüft, ob die Arbeit früher oder später erledigt werden kann)
Gibt es Ungleichgewichte bei der Dienstplanung? Sind ausreichend Mitarbeiter vorhanden?
Step 3 „Lokale Dienstpläne, zentraler Check“
Nachdem die erforderliche Anzahl an Schichten festgelegt wurde, werden anschließend die Dienstpläne erstellt. Diese sollten u. a. Wünsche und die Urlaubsplanung von Mitarbeitern berücksichtigen.
Die Optimierung von Dienstplänen kann auf verschiedene Weise erfolgen. In der Regel teilen die Mitarbeiter ihre Präferenzen und Einschränkungen im Voraus mit. Danach wird ein Plan für jede Abteilung berechnet.
Wenn dieser Prozess zentralisiert ist, können Ungleichgewichte zwischen Abteilungen, entstanden durch Über- bzw. Unterbesetzungen, einfach ausgeglichen werden. Dies gelingt beispielsweise durch Mitarbeiter aus einem Flex-Pool, die in verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden können.
Wie viele Mitarbeiter aus Zeitarbeitsfirmen werden benötigt?
Step 4 „Optimale Anzahl externer Mitarbeiter“
Bevor Sie Personal aus Zeitarbeitsfirmen oder von Subunternehmern beauftragen, sollte zunächst die Arbeitsbelastung auf alle Abteilungen verteilt werden. Befinden sich die Abteilungen am selben Standort (z. B. Terminals in einem Hafen), sind die Vorteile der zentralen Sicht auf die Planung besonders hoch.
Die Vorteile/Ziele während des Planungszyklus:
- Verfügbares eigenes Personal abteilungsübergreifend planen
- Eigenen Flex-Pool berücksichtigen
- Optimierung der Zusammenarbeit mit externen Agenturen
- Anfrage- und Genehmigungsprozess in Echtzeit
- Klare und messbare KPI’s
Mitbestimmung der Mitarbeiter am eigenen Dienstplan durch Selbstplanung fördern
Step 5 „Mitarbeiter Engagement“
Ihre Mitarbeiter werden in die Planung einbezogen, ganz einfach durch die Nutzung mobiler Apps. So können jederzeit Dienstpläne und Änderungen eingesehen werden, Urlaubsanträge gestellt und Schichten getauscht werden. Sobald der Dienstplan veröffentlicht ist, lassen sich bei Bedarf Schichten mit Kollegen zu tauschen. Einen weiteren Ansatz für die Zuweisung von Dienstplänen bietet die Methode, dass Mitarbeiter sich für bestimmte Schichten bewerben, d. h. sich selbst zu „rüsten“. Nach diesem Schritt kann ein zentraler Optimierer eingesetzt werden, um den Plan fertigzustellen, wobei die Gebote der Mitarbeiter weitestmöglich berücksichtigt werden.
Ihre Mitarbeiter können über eine Info-Plattform ihren Dienstplan praktisch von überall einsehen. So fördern Sie das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Dies wiederum verbessert die Bindung zum Unternehmen.
Wie werden Störungen im operativen Geschäft bewältigt?
Step 6 „Echtzeit-Anpassungen“
Ad-hoc-Störungen können leider immer auftreten: Änderungen im Arbeitsaufkommen aufgrund von Verzögerungen bei der Kommissionierung zum Beispiel, Probleme in der Produktion oder Abwesenheit von Mitarbeitern sind tägliche Herausforderungen. Eine flexible Personaleinsatzplanung Software schlägt Alternativen vor, z. B. wie freie Schichten zu besetzen sind. Dies kann helfen festzustellen, ob zusätzliche Ressourcen für die nächste Schicht oder Überstunden für die aktuellen Schichten notwendig werden.
Alle Änderungen am ursprünglichen Plan sollten genau dokumentiert werden, um Verzögerungen zu erkennen. Zudem lässt sich eine bestehende Planung durch Live-Rückmeldungen von Zeiterfassungssystemen in Echtzeit aktualisieren.
Welche Möglichkeiten des Reportings und Einbindung in die Abrechnung gibt es?
Step 7 „Integration“
Am Ende des Tages (oder der Arbeitsperiode) werden alle Berichte aktualisiert, Arbeits- und Vertragsregeln für Gehaltszahlungen berücksichtigt, um einen nahtlosen Prozess in bestehende Gehaltsabrechnungssysteme zu sichern und manuelle Kontrollen und Änderungen zu vermeiden. Ein großer Vorteil, nicht nur in Bezug auf Kosteneinsparungen, sondern auch auf die reduzierten Durchlaufzeiten!
Sie haben Fragen zur Personaleinsatzplanung? Wir haben die Antworten.
Was macht die Personaleinsatzplanung so komplex?
Welche Vorteile bringt eine Personaleinsatzplanungssoftware?
Wie plane ich meine Mitarbeiter kostengünstig und effizient?
Wie lasse ich meine Mitarbeiter bei der Personaleinsatzplanung mitbestimmen?
Wie kann die Mitarbeiterzufriedenheit mithilfe eine Personaleinsatzplanung verbessert werden?
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In diesem Beitrag geht es um die Personaleinsatzplanung im Kontext von “Continuous Improvement Partnership”, das ORTEC System zur kontinuierlichen Optimierung.
Die ORTEC Ansätze zur Personaleinsatzplanung lassen sich in jedem Unternehmen umsetzen – auch in Ihrem. Wir besprechen Ihre Anforderungen gern persönlich mit Ihnen. Lernen Sie die ORTEC Lösungen kennen!
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